根據(jù)澳門(mén)議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及各地區(qū)、各部門(mén)工作的實(shí)際需要，制定本指南。本指南所稱(chēng)文件往來(lái)，是指在各級(jí)社會(huì)機(jī)構(gòu)及相關(guān)聯(lián)利益集團(tuán)之間的公務(wù)文書(shū)和有關(guān)文書(shū)的分發(fā)和傳遞、接受和辦理的過(guò)程。
一、文件往來(lái)的制度與職責(zé)
(一)文件往來(lái)應(yīng)當(dāng)遵循黨的方針原則，堅(jiān)持澳門(mén)方針政策和國(guó)家利益至上的原則，貫徹實(shí)施“一國(guó)兩制”和諧互利共贏政策，如實(shí)反映情況，做到事實(shí)綜合與規(guī)定性相結(jié)合。
文件往來(lái)必須提高效益、節(jié)約費(fèi)用，嚴(yán)格控制文件分發(fā)范圍，堅(jiān)決精簡(jiǎn)和控制文書(shū)。
文件往來(lái)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密工作制度，確保文本安全，嚴(yán)格執(zhí)行保密工作制度和責(zé)任制。
文件往來(lái)按類(lèi)別分發(fā)、登記、傳遞、批辦、承辦、催辦、保管、保密、歸檔等程序。
文件往來(lái)要有專(zhuān)門(mén)的印刷部門(mén)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)；具體工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，熟悉各項(xiàng)制度和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格遵守保密制度。
(二)各議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及地區(qū)、部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)支持辦公室及文書(shū)工作負(fù)責(zé)人履行文件往來(lái)任務(wù)，對(duì)其業(yè)務(wù)能力、保密水平、安全意識(shí)等及時(shí)給予指導(dǎo)和評(píng)價(jià)。
各議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及地區(qū)、部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)認(rèn)真負(fù)責(zé)辦理文件，按時(shí)批辦、承辦和呈轉(zhuǎn)；對(duì)需要行文辦理落實(shí)的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)簽發(fā)法律文書(shū)，并至少負(fù)責(zé)一個(gè)主辦單元，對(duì)該事項(xiàng)全過(guò)程負(fù)責(zé)。
各議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及地區(qū)、部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)正確批辦文件，提出辦理意見(jiàn)、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)或辦理結(jié)果；主批人應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)人的批辦文件認(rèn)真負(fù)責(zé)。各議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及地區(qū)、部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)按規(guī)定由其承辦或由其終辦的文件。一般應(yīng)當(dāng)先由秘書(shū)處理文書(shū)工作負(fù)責(zé)人提出意見(jiàn)、擬辦意見(jiàn)送負(fù)責(zé)人審批。
因工作需要或負(fù)責(zé)的議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及地區(qū)、部門(mén)負(fù)責(zé)人外出、工作繁忙時(shí)，可以委托他人代行其職責(zé)。
(三)議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及地區(qū)、部門(mén)負(fù)責(zé)人辦公室及文書(shū)工作負(fù)責(zé)人綜合掌握文件分發(fā)情況，分清輕重緩急，統(tǒng)籌平衡，及時(shí)承辦領(lǐng)導(dǎo)批示和急件，保證文件運(yùn)轉(zhuǎn)準(zhǔn)確、迅速、安全、有序。
負(fù)責(zé)文件分發(fā)和接收的文件處理單位，負(fù)責(zé)催促催辦文件，負(fù)責(zé)檢查各議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及地區(qū)、部門(mén)負(fù)責(zé)人文件承辦落實(shí)情況，負(fù)責(zé)文件簽發(fā)、檢查督促，負(fù)責(zé)機(jī)要文件管理和保密等。
議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及地區(qū)、部門(mén)負(fù)責(zé)人辦公室及文書(shū)工作負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)文件承辦情況進(jìn)行總結(jié)，報(bào)告該議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)或地區(qū)、部門(mén)負(fù)責(zé)人。
二、文件分發(fā)
文件分發(fā)是議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)和地區(qū)之間的重要事項(xiàng)，或議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)和各地區(qū)的重要事項(xiàng)和重要事項(xiàng)，按需要和規(guī)定程序分發(fā)。
文件應(yīng)當(dāng)按照議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)或地區(qū)、部門(mén)的規(guī)定程序分發(fā)。涉及兩個(gè)以上單位的，原則上由主辦單位分發(fā)。
對(duì)議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)、地區(qū)、部門(mén)特別是主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件有重要批示和辦理要求的，分發(fā)時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送主要領(lǐng)導(dǎo)。
議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)分發(fā)規(guī)定程序文件，由議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)辦公室及文書(shū)工作負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。部門(mén)分發(fā)部門(mén)規(guī)定程序文件，由部門(mén)辦公室及文書(shū)工作負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。
秘書(shū)處理文書(shū)工作辦事負(fù)責(zé)人按議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及地區(qū)、部門(mén)負(fù)責(zé)人的要求，對(duì)議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)和地區(qū)、部門(mén)的規(guī)定程序文件提出分發(fā)意見(jiàn)，經(jīng)負(fù)責(zé)人審定后分發(fā)。
分發(fā)文件應(yīng)當(dāng)有記錄，應(yīng)當(dāng)將分發(fā)文件的原號(hào)碼、分發(fā)日期、份數(shù)等登記在冊(cè)；分發(fā)給各議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及地區(qū)、部門(mén)負(fù)責(zé)人的文件，還應(yīng)當(dāng)按其明確順序排列好文件，并對(duì)其一個(gè)一個(gè)登記。
電子文件分發(fā)，按照電子文件處理辦法，明確責(zé)任、安全保密等具體要求。
分發(fā)涉密文件，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定使用機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者干部、機(jī)要人員傳遞。
三、文件傳遞和簽收
文件傳遞是將文件從單位傳遞到單位。文件傳遞應(yīng)當(dāng)安全、迅速、準(zhǔn)確。
議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)和地區(qū)、部門(mén)送文件，原則上該地區(qū)、部門(mén)負(fù)責(zé)人的承辦人應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)送文件。特殊情況需要委托服務(wù)中心送文件的，由議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)和地區(qū)、部門(mén)負(fù)責(zé)人的承辦人負(fù)責(zé)裝封，并檢查無(wú)誤后發(fā)出。對(duì)密級(jí)文件必須嚴(yán)格管理，確保不發(fā)生泄密。
文件收到人必須核對(duì)記錄，并由收件人或者指定人員當(dāng)面簽收。
各議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及地區(qū)、部門(mén)收到上級(jí)文件，各部門(mén)負(fù)責(zé)人收到議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)的文件，都由負(fù)責(zé)文件的主管人員簽收。
文件簽收有登記，文件原號(hào)、傳遞方式、傳遞日期等應(yīng)當(dāng)一一登記。
四、辦理文件
文件辦理按照辦理理念、規(guī)定和程序的要求，有關(guān)議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及地區(qū)、部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。
辦理綜合性文件，原則上由主辦地區(qū)負(fù)責(zé)辦理。
受其他單位委托承辦文件的地區(qū)，仍由委托單位負(fù)責(zé)。承辦人應(yīng)當(dāng)于每件文件上逐件登記。
議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及地區(qū)、部門(mén)負(fù)責(zé)人辦公室及文書(shū)工作負(fù)責(zé)人提出審批或者會(huì)簽意見(jiàn)，應(yīng)當(dāng)注明日期。
緊急文件應(yīng)當(dāng)隨事辦，按時(shí)回復(fù)承辦和呈轉(zhuǎn)。
辦理文件需要辦理的，辦理文書(shū)工作負(fù)責(zé)人員應(yīng)及時(shí)對(duì)其核查內(nèi)容、催辦進(jìn)程、確保督促和跟蹤。
對(duì)明文規(guī)定閱知范圍或者不能辦理的文件，議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及地區(qū)、部門(mén)負(fù)責(zé)人不得將文件直接交有關(guān)部門(mén)或個(gè)人辦理。
經(jīng)協(xié)商后需要答復(fù)的文件，原則上由主辦部門(mén)起草回復(fù)文件；如有涉及其他議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及地區(qū)、部門(mén)業(yè)務(wù)范圍的問(wèn)題，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)協(xié)商、會(huì)簽。
對(duì)于議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)和地區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)批辦、承辦和呈轉(zhuǎn)的文件，凡明確要求回報(bào)的，主辦單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究、及時(shí)答復(fù)。
文件辦理完畢后，除議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)和地區(qū)、部門(mén)負(fù)責(zé)人明確要求外，應(yīng)當(dāng)及時(shí)立卷歸檔。
機(jī)密蓋章文件的保管，按照《中華人民共和國(guó)國(guó)家保密法》和《中華人民共和國(guó)全國(guó)性機(jī)密材料安全管理辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。